Выбор между внутренним и внешним аудитом
Выбор между внутренним и внешним аудитом зачастую определяется суммой, проставленной в счете. Например, при счете за перевозку на 600 дол. и вероятности ошибки 10% возмещению подлежат 60 дол., но если счет только на 50 дол., то при той же вероятности ошибки удастся вернуть только пятерку.
Выбор.
Чем больше суммы, которые можно вернуть в результате аудита, тем чаще используют внутренний аудит.
Выбор между внешним и внутренним аудитом зависит также от величины фирмы и от степени ее компьютеризации. Крупные транспортные отделы, к примеру, могут себе позволить держать специалистов по аудиту. При развитой компьютеризации фирма имеет возможность следить за основной массой опубликованных тарифов. Тогда с помощью специальной программы можно легко и быстро проверять правильность счетов за перевозку.
Составление графиков выпуска на линию подвижного состава. В обязанность транспортного отдела входит составление графиков выпуска на линию подвижного состава независимо от того, идет ли речь о перевозках общественным или частным транспортом. Если транспортные средства перевозчика будут простаивать в очереди, ожидая погрузки или разгрузки на терминале грузоотправителя, транспортные операции замедлятся. Необходимо тщательно планировать отправку грузов, использование транспортных средств и расписание работы водителей. Кроме того, необходимо планировать и контролировать проведение технического обслуживания и профилактического ремонта. Наконец, нужно следить за выполнением требований по уходу за специализированным транспортом и оборудованием грузопере-работки.
Переговоры о величине тарифных ставок. Применительно к каждой грузовой отправке транспортный отдел обязан добиваться самых низких тарифных ставок, обеспечивающих при этом все сервисные потребности компании. Для каждого из возможных способов транспортировки — по железным дорогам, автомобильным, водным, воздушным или трубопроводным транспортом, с помощью по-чтово-посылочной службы, с привлечением посредников-экспедиторов и т.п. — следует выбирать самый выгодный тариф.
После 1980 г. публикуемый тариф — это та отправная точка, с которой начинают переговоры о фактической цене транспортировки. Ключ к эффективному ведению переговоров кроется в поиске таких условий, которые принесли бы выгоды обеим сторонам — и грузоотправителю, и перевозчику. Как мы уже не раз отмечали в этой книге, самый низкий транспортный тариф не всегда самый выгодный, если судить по его влиянию на общие издержки логистики. Транспортный отдел обязан выбирать самые низкие расценки за перевозку, но вместе с тем соответствующие принятым в компании сервисным нормативам. Если, к примеру, нужно обеспечить доставку грузов в двухдневный срок, транспортный отдел должен искать самого дешевого перевозчика из тех, которые способны отвечать поставленному условию.
Исследования. Помимо административных функций в круг обязанностей транспортного отдела входят проведение исследований и сбор информации, помогающей повысить качество транспортного обслуживания или сделать его дешевле. Это означает, что транспортные отделы должны постоянно держать в центре внимания программы оценки результатов деятельности.
К сожалению, оценка работы перевозчиков — довольно малоразвитая область исследований. Обычно доступная информация складывается из предложений и посулов перевозчиков, но грузоотправителям нужно также знать и о том, как перевозчики в действительности выполняют свои сервисные обязательства. Подобные обязательства можно выразить в следующих показателях: (1) интеграция перевозчика в логистическую цепочку; (2) оценка качества перевозчика; (3) интеграция транспортных служб в единую систему планирования. Поговорим об этом подробнее.
